企業(yè)ERP系統(tǒng)選擇和實施 四個問題四步走

在中國的信息化過程當中，很多企業(yè)需要別人的經(jīng)驗，需要了解信息化的先進管理思想。大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)知道ERP能夠給他們的企業(yè)帶來利潤，但是上ERP到底要花多少錢，市場上眾多的ERP產(chǎn)品到底哪一個最好？中小型企業(yè)生產(chǎn)的ERP系統(tǒng)好用嗎？什么是功能全的ERP系統(tǒng)？價格考慮什么？他們心里沒有底，他們需要一個好用又買得起的ERP系統(tǒng)。歸根結(jié)底，他們是要合理、經(jīng)濟地控制好IT投資，尤其是在ERP投資中控制好總擁有成本。解決這個問題的關(guān)鍵是要建立一個經(jīng)濟評估機制，對各種存儲方法做投資回報率（ROI）和總體擁有成本（TCO）評估。

　　一、了解情況

　　在選擇和實施ERP系統(tǒng)的過程中，企業(yè)CIO要明確以下四個問題，才能很好地進行ERP系統(tǒng)投資時的成本預算。

　　1：什么是最好的系統(tǒng)？

　　每個人說出來的最好的系統(tǒng)都不一樣。那么什么是最好的系統(tǒng)呢？可以從兩個方面來評價：

　　第一，信息系統(tǒng)能否支撐企業(yè)戰(zhàn)略。很多人在選信息系統(tǒng)時，不是考慮企業(yè)整體戰(zhàn)略，而僅僅為了解決人手不夠的問題。但現(xiàn)在CEO已經(jīng)更多地考慮領(lǐng)導一個高效、敏捷的企業(yè)，以便靈活地應對市場。此時CIO選擇信息系統(tǒng)時，關(guān)注點就轉(zhuǎn)移到能否支撐企業(yè)戰(zhàn)略的要求上，而不是針對某一戰(zhàn)術(shù)需求進行選擇。

　　第二，這個系統(tǒng)能否提供最佳效率。所有的CIO都在考慮提高性能價格比，但性能價格到底怎么比？從性能方面看，應該包括適應性、可用性、可擴展性。信息系統(tǒng)不僅要解決復雜的計算問題，還要對未知的問題進行預測和控制，同時這個系統(tǒng)應該從CEO到公司的臨時工，從公司總部，到最末端的分支機構(gòu)都可以使用。

　　2：什么是功能全的系統(tǒng)？

　　首先對企業(yè)管理來講，所謂的功能全，一直是一個變化的過程。因為，功能全本身也是功能簡單、單一到功能完善、復雜慢慢變化出來的。任何企業(yè)的信息化都包括內(nèi)部的核心部分和外部的外展部分，而核心部分的關(guān)鍵就是ERP系統(tǒng)。

　　企業(yè)的ERP系統(tǒng)主要包含財務管理、人力資源管理，以及圍繞財務和人力資源管理的企業(yè)運營和行政管理。而企業(yè)的運營和行政管理，基本包含庫存和生產(chǎn)制造的管理，銷售訂貨和發(fā)運的管理，采購的訂貨管理以及維護和質(zhì)量的管理，也就是通常說的產(chǎn)供銷的業(yè)務鏈。所有這些完成企業(yè)內(nèi)部運作的絕大多數(shù)任務，而要順利完成與外部聯(lián)系的任務就要靠以下四個擴展系統(tǒng)了：

　　（1）有效的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)CRM有助于營銷前端管理的延伸，通過其做到市場的優(yōu)化，對客戶長期的維護，對銷售員的管理。

　　（2）供應商關(guān)系管理，主要就是對合同、招投標的管理，特別是對供應商以及貨源的有效控制。

　　（3）產(chǎn)品生命周期管理，包括從產(chǎn)品設(shè)計一直到其整個營銷、生產(chǎn)、制造過程，最后被一代新的產(chǎn)品替代，整個完整的產(chǎn)品生命周期的管理。

　　（4）擴展的供應鏈網(wǎng)絡(luò)管理，是針對企業(yè)間的庫存和生產(chǎn)制造部分，使得供應鏈從原來企業(yè)內(nèi)部的需求鏈，擴展到供應商和客戶末端。

　　除此之外，現(xiàn)在還有很多新型的管理內(nèi)容，比如商務智能、企業(yè)的信息門戶、企業(yè)信息交換總線、移動商務等等，實際上都是對于整個企業(yè)業(yè)務平臺的擴充。同時，還要考慮行業(yè)自身的特色和運作中跨行業(yè)組織等方面的其他因素。

　　3：價格考慮什么？

　　ERP投資中的價格問題就是總擁有成本TCO的問題。它主要考慮包括ERP系統(tǒng)的實施、集成、運營、維護等各個方面的成本。從底層來講，ERP系統(tǒng)必須要具備安全、穩(wěn)定、高效和開放的系統(tǒng)。IT行業(yè)的發(fā)展日新月異，作為企業(yè)的CIO，更多的是考慮系統(tǒng)的整體安全、穩(wěn)定、高效和開放。企業(yè)的系統(tǒng)和供應商開發(fā)軟件是不一樣的，要力求的是一種穩(wěn)定。投資一個ERP系統(tǒng)之后并不是就萬事大吉了，還有很多是要做。比如ERP系統(tǒng)，可以減少手工作業(yè)，這能省多少錢？能夠?qū)崿F(xiàn)實時的財務控制，這是不是能夠帶來回報？能夠?qū)崿F(xiàn)計劃的精確度，降低庫存量，這是明顯的資金變化。這些都是要考慮的問題。

　　4：如何實施？

　　實施就是在企業(yè)實現(xiàn)信息化的過程，主要包含業(yè)務流程和技術(shù)實現(xiàn)兩個部分。對于現(xiàn)在的企業(yè)實施信息化，由于可以找到大量的參照樣本，因此業(yè)務流程部分比以往要容易，但往往在技術(shù)實現(xiàn)上會出現(xiàn)問題。

　　純粹從技術(shù)層面看，把通用產(chǎn)品變成客戶的專門產(chǎn)品就是實施的過程，一般要經(jīng)過幾個步驟。

　　第一步：要定位國家級的通用組建，現(xiàn)在很多產(chǎn)品是世界通用的，但是到了一個國家，必須有國家的特征。

　　第二步：要做通用行業(yè)級組件，所謂“通用行業(yè)級組件”就是符合某個行業(yè)標準和共性的功能和設(shè)計。

　　第三步：行業(yè)的特殊組件，比如電信系統(tǒng)、進出港系統(tǒng)等，這樣特殊化的行業(yè)組件。

　　第四步：客戶的特殊組件，即使通用產(chǎn)品變成客戶可用的產(chǎn)品我講的只是技術(shù)處理，這些技術(shù)處理可以把以往很多技術(shù)處理的經(jīng)驗固化、產(chǎn)品化下來，使得整體投入大大下降。當然，作為有效的、帶有業(yè)務經(jīng)驗的產(chǎn)品，必須具備明確的投資回報目標，當供應商為用戶提供信息系統(tǒng)時，不一定非常了解用戶的情況，但是他們可以告訴用戶，通常企業(yè)用了這個系統(tǒng)后，應該在哪幾個點上發(fā)生變化。

　　二、問題的解決

　　絕大多數(shù)企業(yè)上信息系統(tǒng)時都是這樣花錢：信息化的最初需求不是企業(yè)級的，大多數(shù)公司都是從部門做起，比如，財務要進行電算化，倉庫需要管理等，因而最初的需求是面向功能的。但是這種起步自然而然就會產(chǎn)生信息孤島，怎么辦？開發(fā)接口。這樣一來，跨部門的業(yè)務成本提高了，產(chǎn)生的結(jié)果似乎是用了信息系統(tǒng)后，不但沒有省錢反而花錢更多了。這就是沒有認真考慮總擁有成本的結(jié)果。

　　企業(yè)究竟該如何投資？購買信息系統(tǒng)的錢應該花在什么地方？很多人認為購置一個信息系統(tǒng)，大部分錢應該花在購置硬件平臺、軟件、咨詢、實施和服務上。而根據(jù)總擁有成本的概念，購買軟件、硬件、咨詢服務的投入，只占整個投資的32%，而更多的費用投入在系統(tǒng)的管理、技術(shù)支持和培訓方面。

　　用戶的培訓往往被實施者忽略，以前企業(yè)形容ERP的數(shù)據(jù)是“垃圾進垃圾出”，為什么？因為系統(tǒng)本身不具備產(chǎn)生數(shù)據(jù)、自動消化數(shù)據(jù)的能力，用戶輸入什么系統(tǒng)就算什么。由于對用戶的培訓不夠充分，使得企業(yè)信息系統(tǒng)的效率較低。那么怎樣才能降低系統(tǒng)的成本呢？應該從四個方面來考慮：降低初期投資、加速收益時間、縮短實施時間、提高效率。而省錢的方法也有四個：

　　第一、實施服務產(chǎn)品化，咨詢公司有沒有產(chǎn)品化的經(jīng)驗非常重要；第二、系統(tǒng)管理套件化，要有一套有效的管理服務體系，否則IT部門就變成了救火隊，浪費資源，擴大成本；第三、技術(shù)支持層次化，IT部門后面有供應商進行技術(shù)支持，但企業(yè)自己也應該建立自己的在線咨詢，讓使用者得到有層次的技術(shù)服務；第四、業(yè)務流程標準化，從CIO的角度來講，越標準化的業(yè)務流程，管理的有效性就越好，從而成本控制的就更好。但這個問題不是CIO有能力解決的，這是企業(yè)的整體管理有要求。

　　總之，通過服務的改造，可以使總擁有成本下降50%以上，這不是意向性的數(shù)字，而是通過實踐總結(jié)出來的。企業(yè)信息化實際上有很多方法實現(xiàn)，認識到以上幾個問題，在實施信息系統(tǒng)時，就會有較好的方向感，使得整個信息系統(tǒng)，在良好的總擁有成本下獲得最大的信息回報。